特定個人情報等取扱規程

第1条(目的)
 この規程は、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「番号法」という)および特定個人情報保護委員会が定める「特定個人情報の適切な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」に基づき、株式会社グローバルリーフ(以下「当社」という)における特定個人情報の取り扱いについて定めたものである。
 
第2条(定義)
 この規程における特定個人情報とは、個人番号(個人番号に対応し、その個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号法第七条第一項および第二項、第八条並びに第六十七条並びに附則第三条第一項から第三項までおよび第五項を除く)をその内容に含む個人情報をいう。
 
第3条(取扱い業務の範囲)
 当社が取り扱う特定個人情報は、原則として以下のとおりとする。
(1)健康保険・厚生年金保険関係届出事務
(2)雇用保険関係届出事務
(3)労働者災害補償保険法関係届出事務
(4)国民年金第三号被保険者関係届出事務
(5)給与所得・退職所得に係る源泉徴収票作成事務
(6)不動産の使用料等の支払調書作成事務
 
第4条(守秘義務)
 特定個人情報を取り扱うすべての者は、徹底した守秘義務の中で業務を遂行しなければならない。
 
第5条(責任者の責務及び、情報漏洩時の原因究明)
 総責任者およびシステム責任者は、情報漏えい発生時またはその可能性が疑われる場合には、速やかに社長に報告をするとともに漏えいの拡大を阻止するように対策を講じ、事後に速やかにその原因を究明しなければならない。
 
第6条(利用を行う段階)
➀事務取扱担当者は、情報システムを利用して第3条に定める事項について申告書や申請書等を作成することができる。
②前項の申告書や申請書等は、行政機関等への提出分につき印刷をすることができる。
③情報システムの利用にあたっては、システム責任者の指示による方法でのみ利用することができる。
④システム責任者は、情報システムについて不正アクセスが行われないように対策を講じなければならない。
⑤事務取扱担当者は、行政機関への提出および調査等の場合に限り、総責任者の許可を得て特定個人情報を施設外に持ち出すことができる。この場合、紙媒体の資料のみ許可し、デジタルデータによる持出しはできない。
 
第7条(保存をする段階)
①特定個人情報は、それが記載された書類等に係る関係法令に定める期間保存をする。
②紙媒体の資料は、鍵付きのキャビネットに保管する等の方法により管理をする。
 
第8条(提供を行う段階)
①特定個人情報は、関係法令により必要な場合においてのみ関係行政官庁へ提供することができる。
②前項の提供にあたっては、簡易書留の利用等の方法により、厳重な管理方法によって提供を行わなければならない。
 
第9条(削除・廃棄を行う段階)
特定個人情報は、関係法令により定められた保存期間を超えた場合に削除・廃棄を行うものとする。
 
第10条(事務取扱担当者への監督)
総責任者は、事務取扱担当者に対しての管理および監督をするものとし、運用方法について情報漏えいの可能性がある場合には、是正に向けて指図をしなければならない。
 
第11条(規程の改定)
総責任者は、必要に応じてこの特定個人情報取扱規程を見直すものとする。